就職と電話応対

一連の就職活動を経て、いよいよ正社員として採用され、いざ出社してみると、いろいろ学ぶことがありますね。
たとえば、もっとも基本的なことの一つとしてあげられるのが電話での応対です。
電話の応対一つで会社に対するイメージができてしまいますので、できるだけ丁寧な応対をした方がよいでしょう。
そのためにも電話応対のコツを覚える必要があります。
電話対応が悪いと、取引先や上司との信頼関係にも影響しますので、しっかり覚えましょう。
電話対応をするためには、いつでも電話に出て、メモがとれるようにすることが必要です。
そのため、電話のそばにはメモ帳とペンを置きましょう。
ふっと何かいわれたときにさっとメモがとれるように、利き腕の近くにペンとメモを置くと便利です。
就職して座席が決まったら、電話の位置やメモ帳やペンの置く場所をしっかり決めましょう。
そして、就職してしばらく経つと、自分から先方に電話をかける用件が少しずつ増えていきますね。
そのときの電話応対も大切ですので、注意しましょう。
なるべく丁寧な言葉遣いはもちろんのこと、相手の都合を考えて、配慮しながら電話しましょう。
また、電話の場合は相手が見えないので、相手が何か話しているときは相槌を打つようにした方が先方としても安心するものです。
相手が話しているから黙って聞いているだけでは相手はこちらの意思がわからず、戸惑ってしまいますので、なるべく適当なところで相槌を打つように気をつけましょう。
また、事務職の場合は特にそうですが、なるべく電話は鳴ってから３回以内に出ましょう。
あまり先方を待たせるのは失礼にあたりますので、３回以上鳴ってから出る場合は、待たせたことに対するおわびを述べると印象がよいでしょう。
電話対応もある程度なれてくるとできるようになりますが、最初から丁寧の言葉遣いなどに気を使うことで、スムーズなコミュニケーションができるでしょう。

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電話対応　言葉遣い

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